社區管委會於實務上運作為何？

問題摘要：

區權人會議及管委會分別為公寓大廈組織之意思機關及管理機關，因此公寓大廈管理委員會定有諸多之規定來規範會議之召集、決議、通知及報告、權責等事項，以利社區內公共事務之推動，故召集人、管委會乃至於各區權人、住戶皆應對此有所認識，以維護自身之權益並完善住民自治之各項事宜。社區管理委員會為落實區權人集體自治的制度性體現，其設立與運作應符合公寓大廈管理條例及社區規約所訂之程序與原則，委員應清楚自身職責與法定限制，定期召開會議並將執行情形向住戶報告，善盡職責者可提升社區居住品質，反之則易生爭議並損及住戶權益，故建立健全制度與維護民主決策程序，實為管委會有效運作之關鍵。

律師回答：

關於這個問題，社區管委會在實務上扮演的是公寓大廈自治體制中實質執行與管理的核心角色，為落實區分所有權人會議（簡稱區權人會議）所通過的各項決議，管委會作為執行機關，依法負有執行決議、處理日常管理事務及維護社區公共利益之責任。

 

依據公寓大廈管理條例第29條規定，社區可選擇成立管理委員會或推選管理負責人作為執行機關，惟實務上多數社區均以成立管理委員會為主要模式。

 

公寓大廈管理委員會不僅負責日常管理維護事項，更須對區分所有權人會議負責，並於法律上具備當事人能力，得為訴訟行為之主體，而其內部運作與資訊公開機制亦受明確規範。

 

成員及任期

所謂管委會，是指為執行區權人議事項及公寓大廈管理維護工作，由區分所有權人選任住戶若干人為管理委員所設立之組織(本法第3條第9款)。管委會內之委員應由住戶(不一定具區分所有權人身分)擔任，其等之選任由召開區權人會議並載明於開會通知(不得以臨時動議提出，本法第30條第2項)，再由全體區權人決議為之(本法第29條第2項)。

 

於區權人會議選出管理委員後，管委會應由管理委員互推一人為主任委員(下稱主委)，主委對外代表管委會，在管委會因執行公共事務而涉訟時(本法第38條)，主委即為法定代表人。又管委會之成員於本法中僅定有主委一職，其餘之職務則得由規約加以訂定，而依本法第36條之管委會法定職務，通常會設有副主任委員、財務委員、監察委員、機電委員、庶務委員等職務。

 

最後，管理委員(含主委)之任期，依本法第29條第3項規定，原則上任期為一年，主委、財務委員及監察委員，僅得連任一次，其餘委員則無限制，連選得連任，但區權人會議或規約另有規定者，管理委員之任期得延長至二年。

 

首先，管委會的組成來自區權人會議所選出的住戶，住戶未必須為區分所有權人，但仍需具有實際居住或與所有權人協議參與管理之基礎，其選任程序須由召開區權人會議，且會議通知上須明載選任議題，不能以臨時動議提出。選任完成後，由全體管理委員互推一人擔任主任委員，主委即為管委會之代表人，對外代表社區進行法律行為，亦負責對內整合各項管理政策與事務推動。

 

在現實運作中，除主委外，通常尚設有副主委、財務委員、監察委員、機電委員、庶務委員等功能性職務，以分工合作確保社區運作順暢。關於任期，依管理條例第29條第3項，管委會委員原則上任期一年，主委、財務及監察委員最多得連任一次，其餘職務則無此限制，但若社區規約或區權人會議另有延長至二年之決議，亦得從其規定。

 

開會時間及次數

管委會為公寓大廈執行業務之常設合議制機關，雖本法並未明定管委會應開會之次數及頻率，惟管委會仍宜定期於一至二個月開會討論執行業務，以免其他住戶向主管機關舉報管委會怠忽職守，而遭主管機關依本法第48條第4款規定處新臺幣一千元以上五千元以下之罰鍰，並令其限期改善或履行義務、職務。

 

各委員之職務分配與變動

管理委員係由區權人會議所選任，待全體委員選出後再召開管委會推舉主委及各專職委員。是以，各委員之職務分配與變動，原則上應由管委會內部自行討論決定之，而若有委員因故去職(本法第29條第2項區權人會議決議解任、第29條第4項任滿解任或自行辭職、喪失住戶身分等)，則管委會得視情形調整各委員職務，尚非法所不許。

 

職務及權能

管委會之職務，依本法第36條之規定如下：

區分所有權人會議決議事項之執行(本法第3條第9款、第37條)。

共有及共用部分之清潔、維護、修繕及一般改良(本法第10條第2項)。

公寓大廈及其周圍之安全及環境維護事項。

住戶共同事務應興革事項之建議。

住戶違規情事之制止及相關資料之提供(本法第8條違反特定範圍使用之限制、第9條共用部分之使用違反設置目的及通常使用方法、第15條專有部分之使用違反使用執照所載用途及規約、第16條住戶違反公共衛生、公共安寧及公共安全之行為)。

住戶違反第6條第1項規定(維修專有部分或共用部分而必須進入他住戶專有部分時)之協調。

收益、公共基金及其他經費之收支、保管及運用(如本法第21條收繳管理費等)。

規約、會議記錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設備、管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查及消防安全設備檢修之申報文件、印鑑及有關文件之保管。

管理服務人之委任、僱傭及監督。

會計報告、結算報告及其他管理事項之提出及公告。

共用部分、約定共用部分及其附屬設施設備之點收及保管。

依規定應由管理委員會申報之公共安全檢查與消防安全設備檢修之申報及改善之執行。

其他依本法或規約所定事項(如本法第14條第1項訴請不同意重建之區權人出讓、第22條訴請住戶強制遷離、第39條向區權人會議報告會務等)。

 

再者，第36條詳細列舉了管理委員會的十三項職務，涵蓋範圍從基本事務執行至文件保管、帳目管理、安全檢查、服務人員管理及對外報告等，實為公寓大廈管理運作之骨幹。具體而言，第一項明定管委會須負責區分所有權人會議決議事項之執行，強調管委會僅為執行機關，不得逾越會議所授權之範圍，自不得以其職務便利擅自變更或否決區權人會議之決定。

 

第二至第四項職務涉及建築物共用部分之日常管理與改良，包括電梯、消防設備、管線、公共空間、綠地清潔與維護等，均為管委會應主動處理之事項。

 

第五與第六項則針對住戶違規行為之制止與協調，要求管委會發揮居中協調功能，以維持社區秩序。

 

第七至第十項為財務與文書管理之重要核心，包括公共基金之運用、會計憑證保管、會計報告編製及公告等，並應備齊使用執照謄本、竣工圖、水電圖、消防申報資料及印鑑等證憑資料，顯見管委會在資訊管理上肩負重大責任。

 

第十一與第十二項則涉及設施設備之點收與申報作業，如未依期完成公共安全檢查或消防安全設備檢修者，將可能遭主管機關處以罰鍰，因此管委會應主動與廠商配合，定期安排檢修並回報區權人會議。

 

第十三項為概括條款，說明除上述明文職責外，尚應執行其他條例或規約所定事項，亦即只要屬於法律或社區規約所賦予之義務，管委會即應執行，不得推諉或消極應對。

 

其次，管委會之職責涵蓋13項法定範疇，此外，在特定情況下管委會亦須代表全體住戶為訴訟或法律行為之主體，例如重建不同意戶之強制出讓、強制遷離程序、報告會務等。

 

在會議召開方面，儘管法律未強制規定管委會開會次數，實務上為維持運作效率，建議每月或每兩月召開一次會議，以檢視事務進度並提出相關議題供討論與決議，避免因怠忽管理職責而遭住戶檢舉並被主管機關依第48條第4款處以罰鍰。至於會議議題應事先彙整列於議程通知上，以確保討論程序之正當性。

 

針對各委員職務之分配與變更，應由管委會於首次會議中自行協調決定，在職務過程中如有委員辭職、解任、任期屆滿未續任或因其他事由無法執行職務，亦可由管委會內部重新分配職責，惟如需增補新委員仍應回歸區權人會議決議為原則。

 

對於經費動支部分，除日常支出外，如無區權人會議授權或規約明定，原則上不應擅自動支超額款項，應提報區權人會議審議通過，以符合法定程序與財務監督原則。實務上，有些社區因規約不完備或區權會召開率偏低，導致管委會運作受限，甚至因決議程序不合法遭撤銷，因此社區宜定期檢討與修正規約內容，建置合理職責分工與授權流程，以建立穩健運作機制。

 

首先，第35條明文規定，凡屬「利害關係人」，於必要時皆得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、帳簿、財務報表、欠繳及應分攤費用情形、管理委員會與區分所有權人會議紀錄等資料，管理負責人或管理委員會不得拒絕。此條文之核心精神在於保障資訊透明，防止委員會濫權，並使住戶得以基於知情權監督社區運作情形。所謂「利害關係人」，實務上包括區分所有權人、配偶、承租人、繼承人、受讓人等，凡其權益與社區財務或管理狀況有密切關聯者，均可主張閱覽請求，惟請求應以「必要時」為前提，並不得無限制、反覆或惡意干擾管理秩序，且原則上應於合理時間、地點及形式下為之。

 

依第37條規定，管委會雖具有內部會議決策功能，惟其所為決議不得違反管理條例、社區規約及區權人會議決議，否則將屬無效決議。該條乃防止管委會自立決策凌駕區權人會議或法律規範，亦保障住戶對公共事務之最終決定權。

 

再進一步看第38條，明文賦予管委會當事人能力，即得作為民事或行政訴訟之原告或被告。若因工程瑕疵、服務糾紛或住戶違規等情事需進行法律訴訟，管委會可依法代表社區提告或應訴，主委即為訴訟代表人。該條並強調當管委會涉及訴訟行為時，應即時向區分所有權人通報訴訟要旨，亦即須報告案由、請求內容、進度或結果等，俾使住戶充分掌握社區法律風險與財務影響，避免因管委會私下訴訟而衍生社區責任或經費支出爭議。

 

最後，第39條規定，管理委員會應對區分所有權人會議負責，並需報告會務，顯示出管委會與區權人會議之間的從屬關係，並非獨立運作機關，而須依區權人所授之權限為之。會務報告應定期提出，內容應包含經費收支、執行情況、爭議處理、建設計畫、外部合約執行情形等，以增進社區透明度並促進住戶對管委會的信任與支持。

 

社區住戶應理解，管委會雖係社區內部機關，但依公寓大廈管理條例負有實體法律責任，尤其係以無給職方式執行管理任務，其職務內容涵蓋法律、財務、工程、行政與人事等多重領域，實務運作中需有系統性文件保管、經費收支透明、與住戶溝通協調、以及外部廠商（如管理公司、清潔公司、機電維護單位等）合約管理能力，倘執行不當，不僅導致住戶不滿，甚而涉及法律爭議或民事賠償。

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