區分所有權人會議應如何運作？

問題摘要：

區分所有權人會議係公寓大廈運作之中樞，其召開程序、表決門檻與決議效力均有明確法定規範，對社區管理與權益保障具關鍵作用。區分所有權人應積極參與，善用法定機制行使權利並履行義務，方能共同維護社區秩序與居住品質，實現自治管理與公平正義之理想。

律師回答：

關於這個問題，區分所有權人會議係依據公寓大廈管理條例第3條第7款所設，指為處理公寓大廈共同事務及涉及住戶權利義務等事項，由全體區分所有權人所召開之正式會議。

 

其性質乃社區內部最高決策機關，所作成之決議對全體區分所有權人及住戶具有拘束力。這裡所稱的區分所有權人，簡單的說就是房屋所有權人、房屋承租人，或者經過房屋所有權人同意而為使用房屋的人都包括在內。。

 

由於公寓大廈有關規約之訂定及變更，重大修繕或改良，因老舊或天然災害而重建，設定專用使用權以及住戶之強制遷離或區分所有權強制出讓，管理委員會之組織及選任方法等，均須經區分所有權人會議之決議後生效，故區分所有權人會議可稱之為「住家最高意思機構」。

 

管理委員會或管理負責人選任

如果社區還沒有管理委員會或管理負責人，或無區分所有權人擔任管理負責人、主任委員或管理委員時，此時依據公寓大廈管理條例第25條規定，由區分所有權人互推一人為召集人。但是如果社區已經成立管理委員會後，如果管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員，同時具有區分所有權人身分，就應該擔任召集人，召開區分所有權人會議。

 

如社區住戶都沒有意願擔任主委，可以在社區規約中記載：管理委員會的選任方式，依區分所有權人名冊輪流擔任，而主任委員是從管理委員互推或抽籤選出1人擔任，若現行的社區規約，確實約定「由所有區分所有權人以抽籤方式輪流擔任主任委員、副主任委員及財務委員」，就應該遵照社區規約以抽籤方式選任。

 

房東如果是「區分所有權人」，即使不是「現住戶」，仍有資格被選任為管理委員、主任委員。）房東如果被抽中或被選任而為社區主任委員，依據實務見解，當選人可以依照「自由意願」決定是否接受選任，假設真的不願意，也可以不用經管理委員會的同意，逕自以存證信函表達辭意，這樣就完成請辭的程序。

 

公寓大廈管理條例第25條規定，區分所有權人會議區分為「定期會議」及「臨時會議」兩種。

1、定期會議每年召開一次。

2、臨時會議具備有下述要件之一時，得隨時召開之：「一、發生重大事故有及時處理之必要，經管理負責人或管理委員會請求者。二、經區分所有權人1/5以上及其區分所有權比例合計1/5以上，以書面載明召集之目的及理由請求召集者。」

 

區分所有權人會議區分為定期與臨時會議，定期會議每年至少召開一次，而臨時會議於有重大事故需即時處理、或有五分之一以上區分所有權人及其應有部分比例合計五分之一以上共同書面請求時，亦得召開。召開會議之召集人，原則上應為具有區分所有權人身分之管理負責人、主任委員或管理委員，若無人符合此資格，則應由區分所有權人互推一人擔任召集人。若仍無法推選者，則得申請直轄市、縣市主管機關指定臨時召集人，由其執行召集事宜。

 

召開區分所有權人會議的要件是什麼呢？另外會議通知方式有沒有特別的規定？

關於開會通知的分送，依公寓大廈管理條例第30條規定：「區分所有權人會議，應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容，通知各區分所有權人。但有急迫情事須召開臨時會者，得以公告為之；公告期間不得少於二日。」。

 

有關區分所有權人會議之決議程序及相關規定，公寓大廈管理條例第31條及第32條已有明文規定，召開區分所有權人會議，應於開會前十日以書面通知全體區分所有權人，載明開會時間、地點及討論內容，唯遇急迫情況須召開臨時會者，得以公告方式召集，公告期間不得少於二日。本條之立法目的在於保障住戶之知情權及參與權，確保會議之正當性與決議效力，若未依法通知，可能導致會議決議無效。實務上若社區規約另訂以問卷方式處理會議事項，則此種方式違背管理條例之強制規定，不具法律效力。

 

依據第31條，區分所有權人會議須有三分之二以上人數及其區分所有權比例出席，始得開議，議案須經四分之三以上出席人數及其應有部分比例同意方得通過。若首次召開會議人數不足，依第32條得就同一議案再召集一次，屆時之法定出席門檻為五分之一以上，議案則以出席人數及其區分所有權比例過半數同意即為通過。

 

重開會議所通過之議案，應於七日內將會議紀錄送達全體區分所有權人，如無過半數人書面反對，則視為決議成立。關於會議運作實務，部分社區常以抽籤或輪流制度選任主任委員或財委，此等機制若已明訂於規約並經會議決議，則依法有效，應予尊重與遵行。然若無規約依據或程序瑕疵，則選任效力可受質疑。

 

此外，公寓大廈管理條例並未限制非現住戶擔任主委，故區分所有權人即使將房屋出租，仍具有被選任資格。若被抽中或當選而無意擔任，可自由辭任，毋須他人同意，僅須以書面如存證信函明確表示辭意，即得生效。區分所有權人會議除處理財務預算、公共基金收支、共用部分修繕與改良、訂定或變更規約、設置或變更監視設備、聘任保全清潔人員等一般管理事務外，亦負責決議重大事項如社區重建、住戶遷離處理、區分所有權出讓等。

 

依第11條及第14條規定，公寓大廈如因毀損需重建，應經會議決議，未同意之住戶可依法訴請法院強制出讓其權利。此外，區分所有權人會議對於違反義務之住戶，可依第22條決議提起訴訟，請求法院命其遷離社區，以維護全體權益。

 

會議運作過程中，應製作完整會議紀錄，並依法公告與送達住戶，紀錄應載明出席人數、表決結果與決議事項，以利日後追溯與執行。若住戶對會議決議不服，依民法第56條得於三十日內向法院提起撤銷訴訟，惟僅限於程序違法或重大瑕疵情形。至於會議召開之合法性，若為無召集權人所召開或程序顯有重大違反者，則該會議自始無效，其所作成決議亦屬無效，得依法提起確認無效之訴。

 

原則上，公寓大廈之區分所有權人、承租人或其他經區分所有權人同意而為專有部分之使用者或業經取得停車空間建築物所有權者，也就是公寓大廈管理條例所謂的「住戶」，依法是有資格可以擔任社區主任委員。但是如果區分所有權人會議決議、社區規約，特別約定一定要是「區分所有權人」才能擔任社區主任委員、社區管理委員，那麼就從其約定。

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