區分所有權人會議人數不足問題，究竟如何解決？
09 Jun, 2025
問題摘要：
解決區分所有權人會議人數不足問題應採多元配套策略，除依法召開與適用條例第32條補件機制外，更應積極推動並合法鼓勵代理出席制度，使社區在兼顧程序正義與實務效率的基礎上，得以健全而穩定地處理各項共同事務，實現區分所有權人共同治理之法律精神與社區自治之價值。
律師回答：
關於這個問題，在現代社會中，許多民眾為生活奔波，每日忙於工作、家庭與各項生活瑣事，往往忽略或無暇參與公寓大廈的區分所有權人會議，甚至將之視為僅與管理委員會相關的事務。
然而，事實上區分所有權人會議是社區內最核心的決策機制，凡涉及公共設施修繕、管理費調整、公共基金運用、建物重建、管理委員選任等皆須透過此會議決議方具法律效力。依據公寓大廈管理條例之規定，會議的召開及決議程序皆有法定要件，若出席人數或表決比例未達標準，不僅會造成會議決議無效，亦可能使社區重要事務停滯不前，影響整體居民的居住品質與權益。
區分所有權人會議人數不足問題一直是公寓大廈社區管理中的常見困擾，尤其在現代社會中，區分所有權人多因工作繁忙或長期不在現場而無法親自出席會議，導致社區重要事務難以達成法定決議門檻，進而延誤社區管理事務或造成公共設施維護的延宕與紛爭。依據公寓大廈管理條例第31條規定，區分所有權人會議的決議，除規約另有規定外，應有區分所有權人三分之二以上及其區分所有權比例合計三分之二以上出席，並須出席人數四分之三以上及其區分所有權比例占出席人數四分之三以上之同意方為有效。由此可見，法定的出席與表決門檻甚為嚴格，這本是為保障決議具代表性與正當性所設計的機制，然而在現實運作中卻時常因無法湊足人數而流會，造成社區公共決策遲滯。
為理解區分所有權人會議之合法運作機制，首先須區分「區分所有權人」與「住戶」之法律地位。區分所有權人即為房屋登記在名下之人，即法律上的所有權人；而住戶則係實際居住於該建物之使用者，例如承租人、家屬等，雖享有生活使用空間，惟未必具表決權資格。以某建物六樓之6為例，若屋主林先生自住，則其本人為區分所有權人，其子女為住戶；若林先生出租予許小姐，則許小姐為住戶但非區分所有權人，亦不具召集或表決資格。
因此，欲召開區分所有權人會議者，須具所有權人身分，方能符合法定資格。就召開程序而言，依條例第30條，會議召集人須於開會前十日以書面方式，明載會議內容通知所有權人，若為臨時會議，則應提前二日公告。不得僅以口頭通知或會後補簽，亦不得倉促召集，否則即屬違法召集程序，決議恐遭撤銷。
另依第31條規定，除另有規約定明外，區分所有權人會議之有效決議，須有三分之二以上區分所有權人出席，且其區分所有權比例合計亦達三分之二，再以出席人數四分之三及區分所有權比例四分之三同意，方為有效。此一標準甚為嚴格，在實務上常因出席率不足而流會，造成議案無法通過。
為解決出席不足問題，條例第32條提供補救程序，原召集人得就同一議案再次召開會議，第二次會議僅須三人以上出席，並達全部區分所有權人五分之一以上及其比例，再以出席過半人數及比例同意決議即為有效，惟須於會後十日內將會議紀錄送達所有人，並於七日內未有過半反對者，該決議始成立。為提高會議出席率，部分社區採行提供出席獎金、管理費折扣等獎勵措施，亦有社區透過規約調降會議出席與決議門檻。需注意的是，規約初次制定仍須符合法定人數門檻，完成後始可援用其調降標準召開後續會議，否則即屬無效。
此一機制設計目的在於兼顧會議效率與合法性，並避免社區運作因人數不足陷入癱瘓。然若仍無法達成第二次會議的出席門檻，則代理制度的鼓勵與合法推廣，便成為解決人數不足問題的有效工具。依條例第27條第3項規定，區分所有權人因故無法出席區分所有權人會議時，得以書面方式委託他人代理出席，該受託人可以是配偶、直系血親、其他區分所有權人或承租人。惟為防止代理制度被濫用，條例亦設有限制，受託人所代表的區分所有權合計不得超過全部五分之一，且以單一區分所有權計算之人數不得超過全部區分所有權人數的五分之一，超過者不予計算。此一設限的目的係為避免代理人過度集中，致使少數人可操控決議結果，影響社區決策之公平與正當性。因此，如何在保障會議順利召開與維持表決機制公正性間取得平衡，代理制度的適度運用便顯得格外重要。社區在日常運作中可透過管委會或召集人積極向住戶宣導會議重要性，並鼓勵區分所有權人於無法親自出席時依法委託他人代理出席，尤其是鼓勵具有社區參與意識的住戶擔任代理人，可有效提升出席率與表決效率。亦可於會議通知中附上委託書格式，使委託手續更為簡便，提高住戶使用意願。此外，部分社區為克服長期人數不足問題，嘗試透過社區規約之制定或修訂，適度下修法定出席與表決門檻，在不違反強制法令規定下，以契約自治的方式建立較彈性之決議機制。但應注意，規約本身的成立亦須依第31條與第32條之法定人數與比例，故初次規約制定仍需廣泛取得區分所有權人之同意。在實務上，亦可結合資訊科技，如電子簽署、線上委託、會議通知電子化等方式，提升會議準備及委託效率。
實務上有社區為節省程序，固有以事後補簽方式湊足人數，此舉不僅不符合法定程序，亦可能構成偽造文書之風險，應嚴格禁止。因此，區分所有權人會議作為社區最重要之集體決策機構，每位區分所有權人均應了解自身權利義務，主動參與會議或依法授權代理，確保會議程序合法有效，進而保障個人及全體住戶之合法權益與生活品質，避免因會議瑕疵導致決議無效而損及社區整體運作與安定。
-房地-公寓大廈-管理組織-區權會-區分所有權人會議-
(相關法條=公寓大廈管理條例第30條=公寓大廈管理條例第31條=公寓大廈管理條例第32條)
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