問卷可否代替區分所有權人會議決議？

26 Jun, 2025

問題摘要：

以問卷或意願單直接取代區分所有權人會議決議，顯然不符條例所定之法定程序要件與決議機制，無法構成具法律拘束力之決議，社區管理委員會或住戶若以此為基礎辦理工程、收取費用或更動公共設施者，未來將有遭住戶主張無效之風險，建議仍應循法定程序進行會議召集與決議，並可輔以調查或問卷作為輔助工具，以提高社區共識與決策正當性，確保社區營運合法有效。必要時亦可尋求律師協助，確保所行程序合法並可防範後續法律風險。

律師回答：

關於這個問題，

在現代公寓大廈管理中，因區分所有權人多數不常居住、出席意願低落或住戶工作繁忙難以參與會議，部分管理委員會或社區負責人傾向以問卷、意願調查單或書面抉擇方式，取代實體區分所有權人會議作為做成決議的依據，但此舉是否合法，仍須回歸公寓大廈管理條例的明文規範加以檢視。

該條例第30條規定，區分所有權人會議應由召集人於開會前十日以書面通知各區分所有權人，內容應明載開會目的與議案內容，若為管理委員選任，更須明列並公告，不得以臨時動議提出。該條條文已明示會議應有召集、通知與公告等要件，具有特定時程與方式之強制性，表示區分所有權人會議之召開不得以其他程序取代。

此外，條例第31條更進一步就區分所有權人會議之決議方式設下高門檻，明定須有區分所有權人三分之二以上及其所有權比例合計三分之二以上出席，並經出席人數四分之三及其比例四分之三以上同意始可成立決議，而在此之後若出席人數不足或未達成決議時，仍可依第32條召開第二次會議，其決議門檻雖較為寬鬆，但仍須有三人以上並達總所有權五分之一出席，始能以出席人數過半數及比例過半數通過議案。

其程序亦明定須製作會議紀錄，依第34條送達全體區分所有權人，並給予七日反對期間，若反對比例未達過半數，決議即視為成立。此種設計目的在於確保決議過程之正當性、公開性與程序合法性，讓所有權人有實際參與與救濟機會，避免部分人私下以收集問卷之方式代替民主程序。若社區單純以問卷或調查表詢問住戶意願，並據此聲稱已形成「決議」，即便所有意願回收件數達絕對多數，也無法取代條例所定召集、開會、表決、紀錄、通知與公告等程序，更遑論視為具有法律拘束力之正式決議。

尤其此類問卷通常無法確認是否為所有權人本人填寫、是否經身份查證，且無會議主席主持與議事紀錄制度，缺乏審議、提問與異議機制，若有爭議時法院亦難以承認其為有效決議程序。行政實務亦已明確否定此類替代程序之效力，依據內政部函釋，區分所有權人會議屬社區最高決策機關，其召開、表決與決議皆須依條例嚴格進行，任何違反程序之決議即屬無效。

例如，有社區嘗試透過寄發選票讓住戶圈選是否同意更換電梯、修繕外牆等工程，但最終因未經正式會議程序，法院仍判定該項「問卷決議」無效。若該工程涉及大額支出或將來需辦理金融借貸，更有可能影響工程發包及後續債務效力，造成管理委員會或社區負擔法律風險。

當然，實務上可合理運用問卷或意願調查作為正式區權會的輔助工具，例如於正式會議召開前先進行意向調查，以了解多數區權人之立場與關切點，作為後續會議提案與討論方向之參考，或於會議中展示調查結果以說服其他住戶投下同意票，但不應跳過或取代法定程序。

若管理委員會擔心出席人數不足，也可運用條例第32條設計的再召集制度，並依規約設計得當的委託出席或線上直播方式提高參與率。更進一步，社區也可修訂規約，增設電子會議、視訊表決、網路通訊投票等程序化方式，但即便如此，仍須嚴格依修正後之規約明定具體程序與執行方式，不可逕以簡化問卷代替會議本身。